Il/Elle sera chargé(e) d'assurer le bon fonctionnement quotidien du bureau, du centre de formation et des locaux destinés à l'accueil des clients. Il est le principal interlocuteur des visiteurs, des clients, des employés et des partenaires externes, tout en apportant un soutien administratif, logistique, technique et opérationnel.
Ses principales responsabilités comprennent la gestion de l'accueil, la coordination des visiteurs, le soutien aux formations et aux visites clients, la supervision des locaux, la gestion du courrier et des expéditions, ainsi que la gestion des stocks de matériel informatique et d'appareils mobiles.
Principales responsabilités
Accueil et gestion de la réception
Servir de point de contact principal pour les visiteurs, les clients, les fournisseurs et les employés. Gérer le fonctionnement de l'espace d'accueil, en veillant à offrir un environnement professionnel et accueillant. Répondre aux appels téléphoniques entrants et aux demandes de renseignements généraux, et les rediriger si nécessaire. Coordonner les réservations de salles de réunion et l'accueil des visiteurs. Apporter son soutien aux tâches administratives et aux activités liées aux locaux, selon les besoins.
Formation et accompagnement des visites clients
Coordonner la logistique des visites clients, des sessions de formation et des événements. Préparer les salles de formation, le matériel, l’équipement et les rafraîchissements selon les besoins. Gérer les inscriptions des participants, le suivi des présences et la documentation. Collaborer avec les formateurs, les équipes commerciales et les parties prenantes de l’entreprise pour garantir le bon déroulement des événements. Apporter un soutien pour la planification, l’organisation des déplacements et la coordination de l’hébergement des visiteurs et des formateurs, le cas échéant.
Gestion du courrier et de la distribution
Servir de point de contact central pour le courrier entrant et sortant, les services de messagerie et les envois. Trier, distribuer et assurer le suivi du courrier et des colis. Coordonner les activités d'expédition et de réception avec les services internes et les prestataires externes. Tenir à jour les registres des livraisons et des envois.
Gestion des stocks de matériel informatique et d’appareils mobiles
Tenir à jour les registres d’inventaire des actifs informatiques, notamment les ordinateurs portables, les écrans, les périphériques et les téléphones mobiles. Coordonner l’attribution, la collecte et le suivi du cycle de vie du matériel. Accompagner les processus d’intégration et de départ des collaborateurs liés à la remise et à la restitution du matériel. Collaborer avec les équipes informatiques pour garantir l’exactitude des registres d’actifs et des niveaux de stock. Réaliser des audits périodiques et des rapprochements d’inventaire. Gérer les niveaux de stock et les demandes de commande de matériel de bureau et informatique.
Coordination des installations et services liés au lieu de travail
Effectuer des inspections régulières des installations afin de garantir un environnement de travail propre, sûr et professionnel. Superviser et coordonner l’entretien des équipements de bureau, notamment les machines à café, le matériel de cuisine, et les distributeurs d’eau. Veiller à ce que les stocks de café, de boissons, de collations, de produits en papier et d’autres fournitures de bureau soient suffisants.
Veiller à la propreté et à la bonne préparation des espaces communs, des salles de réunion, des cuisines et des sanitaires, en assurant la coordination avec les prestataires de nettoyage et d’entretien si nécessaire. Signaler les problèmes liés aux locaux et assurer le suivi des réparations, des demandes d’entretien et des tickets d’intervention. Assurer la coordination avec la direction de l’immeuble et les prestataires de services externes pour résoudre les problèmes liés aux locaux.
Contribuer à la planification et à la mise en œuvre d’améliorations du lieu de travail et d’initiatives visant à améliorer le confort des employés. Gérer les stocks et passer les commandes de consommables de bureau et de fournitures pour les locaux. Veiller à ce que les salles de formation et les espaces destinés à l’accueil des clients soient parfaitement préparés et présentables pour les visites, les réunions et les événements.
Soutien administratif
Rédiger des rapports, des présentations et des documents administratifs. Gérer les archives, les bases de données et les systèmes de classement. Participer aux activités d'approvisionnement et de coordination avec les fournisseurs. Assister la direction dans diverses tâches administratives et projets spécifiques. Rechercher en permanence des opportunités d'amélioration des processus administratifs et de la qualité du service.
Qualifications
Formation et expérience
Diplôme de niveau bac+2 ou licence en gestion d'entreprise ou dans un domaine connexe, de préférence. Au moins 5 ans d'expérience réussie dans un poste administratif, de gestion de bureau ou d'assistance de direction. Excellente communication, bilingue français-anglais .
Compétences et aptitudes
Excellentes capacités d’organisation et de multitâche. Solides compétences en matière de service client et de relations interpersonnelles. Compétences professionnelles en communication orale et écrite. Maîtrise de la suite Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams). Une expérience dans la gestion des stocks et les systèmes de suivi des actifs est un atout. Grand souci du détail et de la précision. Capacité à travailler de manière autonome et à gérer plusieurs priorités. Solides compétences en résolution de problèmes et esprit proactif.
Pourquoi nous rejoindre
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Pay
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