EXPLORE YOUR NEXT CHAPTER
Patient Service Coordinator
Care Access
Source: Headcount Labs · original listing ↗
Job data: Headcount Labs, ODbL 1.0. Job descriptions belong to their employers.
Posted yesterday
About this role
About Care Access Care Access is working to make the future of health better for all. With hundreds of research locations, mobile clinics, and clinicians across the globe, we bring world-class research and health services directly to communities that often face barriers to care. We are dedicated to ensuring that every person has the opportunity to understand their health, access the care they need, and contribute to the medical breakthroughs of tomorrow. With programs like *Future of Medicine*, which makes advanced health screenings and research opportunities accessible to communities worldwide, and *Difference Makers*, which supports local leaders to expand their community health and wellbeing efforts, we put people at the heart of medical progress. Through partnerships, technology, and perseverance, we are reimagining how clinical research and health services reach the world. Together, we are building a future of health that is better and more accessible for all. To learn more about Care Access, visit [www.CareAccess.com](http://www.careaccess.com/). O Care Access Care Access działa na rzecz lepszej przyszłości zdrowia dla wszystkich. Dzięki setkom lokalizacji badawczych, mobilnym klinikom i specjalistom medycznym na całym świecie zapewniamy dostęp do światowej klasy badań klinicznych i usług zdrowotnych społecznościom, które często napotykają bariery w dostępie do opieki medycznej. Naszym celem jest zapewnienie każdej osobie możliwości lepszego zrozumienia swojego zdrowia, uzyskania potrzebnej opieki oraz uczestniczenia w przełomowych odkryciach medycznych przyszłości. Poprzez programy takie jak *Future of Medicine*, który zwiększa dostępność zaawansowanych badań profilaktycznych i możliwości uczestnictwa w badaniach klinicznych, oraz *Difference Makers,* wspierający lokalnych liderów w działaniach na rzecz zdrowia społeczności, stawiamy ludzi w centrum postępu medycznego. Dzięki współpracy, technologii i zaangażowaniu zmieniamy sposób, w jaki badania kliniczne i usługi zdrowotne docierają do ludzi na całym świecie. Dowiedz się więcej: [www.CareAccess.com](https://www.CareAccess.com) How This Role Makes a Difference Patient Service Coordinator odpowiada za organizację i zapewnienie profesjonalnej obsługi pacjentów w wyznaczonej placówce. Do obowiązków na tym stanowisku należy umawianie wizyt, obsługa systemów informatycznych i aplikacji oraz pomoc pacjentom w korzystaniu z aplikacji i wypełnianiu dzienniczków. Rola wymaga ścisłej współpracy z badaczami i koordynatorami badań klinicznych, aby zapewnić pacjentom wysoką jakość opieki. The Patient Service Coordinator is responsible for organising and delivering professional patient services at a designated site. Key duties include scheduling patient appointments, using operational systems and applications, and helping patients use apps and complete their diaries. The role involves working closely with investigators and clinical research coordinators to ensure a high standard of patient care. How You'll Make An Impact / Twój zakres obowiązków Patient Services & Patient Experience / Obsługa pacjentów i dbałość o ich doświadczenia (30%) * Serve as the primary point of contact for patients. * Communicate clearly and promptly about study procedures, visit schedules and what is expected of participants. * Provide patients with accurate information about the clinical trial process, participation requirements and any necessary follow-up instructions. * Respond to patient enquiries and concerns with empathy and professionalism. * Resolve patient issues promptly and escalate complex cases to the appropriate clinical management staff. * Build a positive reputation for the site by developing and maintaining good relationships with patients. * Pełnienie funkcji głównego punktu kontaktowego dla pacjentów. * Jasne i terminowe przekazywanie informacji o procedurach badania, harmonogramie wizyt i tym, czego oczekuje się od uczestników. * Udzielanie pacjentom rzetelnych informacji o przebiegu badania klinicznego, wymaganiach związanych z uczestnictwem oraz zaleceniach dotyczących dalszego postępowania. * Odpowiadanie na pytania i reagowanie na obawy pacjentów z empatią i profesjonalizmem. * Sprawne rozwiązywanie zgłaszanych problemów oraz przekazywanie bardziej złożonych spraw właściwym osobom odpowiedzialnym za nadzór kliniczny. * Budowanie pozytywnego wizerunku placówki poprzez nawiązywanie i utrzymywanie dobrych relacji z pacjentami. Patient Scheduling & Visit Coordination / Planowanie i koordynowanie wizyt pacjentów (25%) * Work closely with Clinical Operations, site staff and the Physician and Site Alliance team to plan and coordinate patient visits. * Schedule and coordinate patient visits, including follow-up appointments, and liaise with the relevant teams when appointments need to be rescheduled. * Ścisła współpraca z zespołami Clinical Operations i Physician and Site Alliance oraz z personelem placówki przy planowaniu i koordynowaniu wizyt pacjentów. * Umawianie i koordynowanie wizyt, w tym wizyt kontrolnych, oraz uzgadnianie zmian terminów z odpowiednimi zespołami. Site Operations & Administrative Support / Funkcjonowanie placówki i wsparcie administracyjne (20%) * Manage the operational systems used to register appointments and support patient care. * Prepare the required documents and devices in line with patient visit schedules and clinical trial protocols. * Carry out other administrative tasks as needed. * Obsługa systemów wykorzystywanych do rejestrowania wizyt i obsługi pacjentów. * Przygotowywanie wymaganych dokumentów i urządzeń zgodnie z harmonogramem wizyt oraz protokołami badań klinicznych. * Wykonywanie innych zadań administracyjnych w zależności od potrzeb placówki. Clinical Research & Internal Coordination / Badania kliniczne i współpraca z zespołami wewnętrznymi (15%) * Build working relationships with principal investigators and sub-investigators. * Work closely with investigators and clinical research coordinators to maintain a high standard of patient care. * Collaborate with other teams to coordinate patient services and support study activities. * Budowanie relacji roboczych z głównymi badaczami i współbadaczami. * Ścisła współpraca z badaczami i koordynatorami badań klinicznych w celu zapewnienia wysokiej jakości opieki nad pacjentami. * Współpraca z innymi zespołami przy koordynowaniu obsługi pacjentów i realizacji badań klinicznych. Vendor & Facility Support / Współpraca z dostawcami i wsparcie placówki (10%) * Liaise with suppliers who support day-to-day site operations, including couriers, cleaning companies and suppliers of equipment and medical devices. * Participate in required internal and external training. * Współpraca z dostawcami usług i sprzętu potrzebnych do funkcjonowania placówki, w tym z firmami kurierskimi i sprzątającymi oraz dostawcami wyposażenia i urządzeń medycznych. * Udział w wymaganych szkoleniach wewnętrznych i zewnętrznych. Other Responsibilities / Pozostałe obowiązki * Provide additional administrative and operational support as needed to support site operations and patient care. * Wykonywanie dodatkowych zadań administracyjnych i operacyjnych, zależnie od potrzeb placówki i obsługi pacjentów. The Expertise Required / Nasze wymagania * Ability to communicate and work effectively with a diverse team of professionals. * Strong organisational skills, including the ability to set priorities, assign and delegate tasks, guide and support colleagues, assess their work and follow up on assignments through to completion. * Strong verbal and written communication skills, with the ability to build positive working relationships with colleagues, management, patients and suppliers. * Ability to work collaboratively and take a positive, supportive approach to achieving shared goals. * Strong computer skills, with demonstrated ability to use clinical trial databases, Microsoft Word and Excel. * Ability to balance tasks with competing priorities. * Critical thinking and problem-solving skills. * Curiosity, enthusiasm for learning and innovation, and the ability to take considered risks and see tasks through to completion. * A friendly, outgoing manner and the ability to maintain a positive attitude under pressure. * A high level of self-motivation and energy, with the ability to respond quickly to urgent matters. * Ability to work independently in a fast-paced environment with minimal supervision. * Flexibility to adapt to changing responsibilities and workloads. * A strong focus on providing professional patient service. * Umiejętność skutecznej komunikacji i współpracy z różnorodnym zespołem specjalistów. * Bardzo dobre umiejętności organizacyjne, w tym ustalanie priorytetów, przydzielanie i delegowanie zadań, koordynowanie i wspieranie pracy innych osób, ocena jej wyników oraz monitorowanie realizacji powierzonych zadań. * Bardzo dobre umiejętności komunikacji ustnej i pisemnej oraz budowania pozytywnych relacji ze współpracownikami, kadrą zarządzającą, pacjentami i dostawcami. * Umiejętność efektywnej pracy zespołowej oraz pozytywne i wspierające podejście do realizacji wspólnych celów. * Bardzo dobra obsługa komputera i praktyczna znajomość baz danych badań klinicznych oraz programów Microsoft Word i Excel. * Umiejętność godzenia zadań o konkurujących priorytetach. * Umiejętność krytycznego myślenia i rozwiązywania problemów. * Ciekawość, chęć uczenia się i wdrażania nowych rozwiązań oraz umiejętność podejmowania przemyślanego ryzyka i doprowadzania zadań do końca. * Przyjazne i otwarte usposobienie oraz umiejętność zachowania pozytywnego nastawienia pod presją. * Wysoka motywacja wewnętrzna, energia i umiejętność szybkiego reagowania w pilnych sprawach. * Umiejętność samodzielnej pracy w dynamicznym środowisku przy ograniczonym nadzorze. * Elastyczność w dostosowywaniu się do zmian w zakresie obowiązków i obciążeniu pracą. * Nastawienie na profesjonalną obsługę pacjentów. Certifications/Licenses, Education, and Experience * Bachelor’s degree or equivalent professional experience. * At least 2 years of experience in patient services, clinical coordination or a healthcare-related role. * Experience in clinical trials or a research setting is desirable. * Understanding of GDPR requirements and patient privacy standards. * Working knowledge of Microsoft applications, including Excel, Word, PowerPoint and Outlook. * Wykształcenie wyższe co najmniej pierwszego stopnia lub równoważne doświadczenie zawodowe. * Co najmniej 2 lata doświadczenia w obsłudze pacjentów, koordynacji klinicznej lub na podobnym stanowisku w ochronie zdrowia. * Doświadczenie w badaniach klinicznych lub w środowisku badawczym będzie dodatkowym atutem. * Znajomość przepisów RODO oraz standardów ochrony prywatności pacjentów. * Znajomość narzędzi Microsoft, w tym Excel, Word, PowerPoint i Outlook. Languages: * Polish - fluent. * English - desirable. Języki: * Język polski - biegły. * Język angielski - mile widziany. How We Work Together / Warunki pracy * Location: Onsite within Poland * Working hours: Two rotating shifts, alternating weekly: * 7:00 AM – 3:00 PM * 9:00 AM – 5:00 PM * Travel: Occasional domestic travel, planned in advance * Physical Requirements: walking - 15%, standing - 10%, sitting - 70%, lifting items weighing up to 25 lbs (approx. 11.3 kg), lifting items over 25 lbs, and lifting overhead - 5% in total. The expected salary range for this position is PLN 11,500-13,000 gross per month, depending on experience and qualifications. * Lokalizacja: praca stacjonarna w Warszawie * Godziny pracy: Dwie zmiany z rotacją tygodniową: * 7:00–15:00 * 9:00–17:00 * Podróże służbowe: Okazjonalne podróże służbowe na terenie Polski, planowane z wyprzedzeniem. * Wymagania fizyczne: chodzenie - 15%, praca w pozycji stojącej - 10%, praca w pozycji siedzącej - 70%, podnoszenie przedmiotów o wadze do 11,3 kg i powyżej tej wagi oraz podnoszenie nad głowę - łącznie 5% Wynagrodzenie na tym stanowisku wynosi 11 500-13 000 PLN brutto miesięcznie, w zależności od doświadczenia i kwalifikacji. Benefits & Perks * Paid annual leave and public holidays in accordance with Polish employment law. * Medical, dental, and vision insurance plan options. * Płatny urlop wypoczynkowy i dni ustawowo wolne od pracy zgodnie z polskimi przepisami. * Prywatna opieka medyczna oraz dostępne opcje świadczeń stomatologicznych i okulistycznych. Privacy Notice / Informacja o prywatności By applying for this position, you acknowledge that Care Access will collect and process the personal information you submit as part of the recruitment process. Your personal information may be accessed, transferred to, stored, and processed in the United States and other countries where Care Access and its service providers operate, subject to appropriate safeguards where required by applicable law. To learn more about how we collect, use, disclose, retain, privacy rights, and otherwise process applicant information, please review our Privacy Policy: [https://careaccess.com/privacy-policy](https://careaccess.com/privacy-policy). Aplikując na to stanowisko, przyjmujesz do wiadomości, że Care Access będzie zbierać i przetwarzać dane osobowe przekazane przez Ciebie w ramach procesu rekrutacyjnego. Twoje dane osobowe mogą być udostępniane, przekazywane, przechowywane i przetwarzane w Stanach Zjednoczonych oraz innych krajach, w których działają Care Access i jego dostawcy usług, z zastosowaniem odpowiednich zabezpieczeń wymaganych przez obowiązujące przepisy prawa. Więcej informacji o przetwarzaniu danych osobowych znajdziesz w naszej Polityce prywatności: [https://careaccess.pl/polityka-prywatnosci](https://careaccess.pl/polityka-prywatnosci) Brazil: Applicants in Brazil can also review our Brazil Privacy Policy: [https://careaccess.com.br/politica-de-privacidade](https://careaccess.com.br/politica-de-privacidade). Candidatos no Brasil também podem consultar nossa Política de Privacidade para o Brasil: [https://careaccess.com.br/politica-de-privacidade](https://careaccess.com.br/politica-de-privacidade). Canada: Applicants in Canada can also review our Canada Privacy Policy: [https://careaccess.ca/privacy-policy](https://careaccess.ca/privacy-policy) Poland: Applicants in Poland can also review our Poland Privacy Policy: [https://careaccess.pl/polityka-prywatnosci](https://careaccess.pl/polityka-prywatnosci). Kandydaci w Polsce mogą również zapoznać się z naszą Polityką prywatności dla Polski: [https://careaccess.pl/polityka-prywatnosci](https://careaccess.pl/polityka-prywatnosci). Diversity & Inclusion / Różnorodność i równe szanse W Care Access współpracujemy z osobami reprezentującymi różne kultury i społeczności na całym świecie. Wierzymy, że różnorodność doświadczeń i perspektyw wzmacnia nasz zespół i pomaga nam lepiej wspierać społeczności, którym służymy. Jesteśmy pracodawcą zapewniającym równe szanse zatrudnienia. Wszystkie osoby spełniające wymagania stanowiska są rozpatrywane bez dyskryminacji ze względu na cechy chronione prawem. Jeżeli potrzebujesz dostosowania procesu rekrutacji do swoich indywidualnych potrzeb, skontaktuj się z nami: [TalentAcquisition@careaccess.com](mailto:TalentAcquisition@careaccess.com) Diversity & Inclusion We work with and serve people from diverse cultures and communities around the world. We are stronger and better when we build a team representing the communities we support. We maintain an inclusive culture where people from a broad range of backgrounds feel valued and respected as they contribute to our mission. We are an equal opportunity employer, and all qualified applicants will receive consideration for employment without regard to, and will not be discriminated against on the basis of, race, color, religion, sex, sexual orientation, gender identity or expression, pregnancy, age, national origin, disability status, genetic information, protected veteran status, or any other characteristic protected by law. Care Access is unable to sponsor work visas at this time. If you need an accommodation to apply for a role with Care Access, please reach out to: [TalentAcquisition@careaccess.com](mailto:TalentAcquisition@careaccess.com)