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PREF35 - Assistant.e au « Secrétariat particulier » de la Préfète
MINISTERE INTERIEUR
Source: Headcount Labs · original listing ↗
Job data: Headcount Labs, ODbL 1.0. Job descriptions belong to their employers.
Source date: 11/4/2026
About this role
Domaine et métier : Direction et pilotage des politiques publiques/Assistante / Assistant de direction Nature de l'emploi : Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels Description du poste : RIFSEEP : 2 Fondements juridiques : Le poste est ouvert aux contractuels sur le fondement 2° de l'article L.332-2 du code général de la fonction publique. Personnes à contacter : La cheffe de Cabinet : maud.allanic@ille-et-vilaine.gouv.fr Le directeur de cabinet : helena.kharmouche@ille-et-vilaine.gouv.fr Vos activités principales Au sein du pool mutualisé secrétariat particulier et sous l’autorité de la cheffe de pôle, le titulaire du poste assure des missions de secrétariat auprès de la préfète et du directeur de cabinet, ainsi que des missions transversales de fonctionnement du pôle. Les activités sont réparties selon les besoins du pôle et le schéma d’organisation défini par la cheffe de pôle, dans une logique de polyvalence et de continuité de l’activité. 1 Secrétariat de la préfète Assurer l’accueil physique et téléphonique, filtrer et orienter les communications Gérer la messagerie fonctionnelle du secrétariat particulier Gérer l’agenda de la préfète : planifier les rendez-vous, organiser et suivre les réunions et les déplacements, effectuer les réservations de transport et d’hébergement via CHORUS-DT et traiter les invitations Assurer le suivi du courrier réservé et transmettre les orientations aux services concernés Prendre des notes, rédiger des courriers administratifs et préparer les dossiers nécessaires à l’activité de la préfète, notamment par la synthèse de documents Assurer le suivi les parapheurs soumis à sa signature ou à son visa Préparer les réponses à la correspondance personnelle de la préfète Coordonner avec le personnel de résidence l’organisation des déjeuners et réceptions présidés par la préfète : préparation et envoi des invitations, suivi des réponses et élaboration des plans de table 2 Secrétariat du directeur de cabinet Assurer l’accueil physique et téléphonique, filtrer et orienter les interlocuteurs Gérer la messagerie fonctionnelle du secrétariat du directeur de cabinet Gérer son agenda : planifier les rendez-vous, organiser et suivre les réunions et les déplacements, effectuer les réservations de transport et d’hébergement via CHORUS-DT Assurer le suivi des parapheurs soumis à sa signature ou à son visa ; Assurer le suivi du courrier réservé Rédiger des courriers administratifs et préparer les dossiers nécessaires à son activité, notamment par la synthèse de documents Traiter et suivre la correspondance administrative ainsi que, sur instruction, les courriers de représentation ou de convenance Coordonner avec le personnel de résidence l’organisation des déjeuners et réceptions présidés par le directeur de cabinet : préparation et envoi des invitations, suivi des réponses et élaboration des plans de table Transmettre chaque semaine aux membres du corps préfectoral les tableaux de planification du cabinet 3 Activités transversales et fonctionnement du pôle secrétariat particulier Préparer les dossiers nécessaires aux réunions, événements et séquences ponctuelles (...) Connaissances techniques : - avoir des compétences en informatique/bureautique : niveau maîtrise – requis - connaître l’environnement professionnel - Environnement préfectoral et fonctionnement du cabinet : niveau maîtrise – requis Savoir - faire : - savoir travailler en équipe : niveau maîtrise – requis - avoir l'esprit de synthèse : niveau pratique - requis - savoir rédiger : niveau pratique - requis - savoir s’organiser : niveau maîtrise – requis Savoir-être : - avoir le sens des relations humaines : niveau maîtrise – requis - savoir s’adapter : niveau maîtrise – requis - savoir communiquer : niveau maîtrise - requis - sens absolu de la discrétion : niveau maîtrise - requis - sens du service : niveau maîtrise - requis - Sang-froig, adaptabilité et réactivité : niveau maîtrise - requis Lieu d'affectation : Préfecture d'Ille-et-Vilaine - 1 rue Martenot 35000 Rennes