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Administrative Assistant – Front Office & Standortorganisation (m/w/d)
Wolters Kluwer Tax & Accounting Deutschland GmbH
Source: Headcount Labs · original listing ↗
Job data: Headcount Labs, ODbL 1.0. Job descriptions belong to their employers.
Source date: 11/4/2026
About this role
Über Wolters Kluwer Tax & Accounting (TAA) Die Wolters Kluwer Tax & Accounting Deutschland GmbH mit Hauptsitz in Ludwigsburg ist Teil der internationalen Wolters Kluwer Gruppe. Mit über 600 Mitarbeitenden an 10 Standorten in Deutschland entwickeln wir Softwarelösungen wie ADDISON, SBS-Software und AKTE, die Steuerberatungskanzleien und Unternehmen in ganz Europa unterstützen. Allein in Europa vertrauen mehr als 46.000 Steuerberatungskanzleien sowie über 1,5 Millionen kleine und mittelständische Unternehmen auf unsere Lösungen. Deine Aufgaben Telefonzentrale und Kundenservice * Betreuung der zentralen Telefonie und professionelle Annahme eingehender Kundenanrufe * Erste Einordnung von Kundenanliegen sowie zielgerichtete Weiterleitung an die zuständigen Ansprechpartner und Fachbereiche * Unterstützung unserer Kunden bei der Orientierung innerhalb der vorgesehenen Service- und Supportwege * Recherche kundenbezogener Informationen in den vorgesehenen Systemen zur Einordnung und Weiterleitung von Anliegen * Pflege und Weiterentwicklung von Arbeitshilfen und Dokumentationen für die Telefonzentrale Front Office und Standortorganisation * Zentrale Anlaufstelle für operative und organisatorische Front Office-Themen am Standort Garching * Selbstständige Organisation und Koordination der täglichen Front Office-Abläufe * Betreuung der Postbearbeitung und der zugehörigen Postsysteme * Verwaltung von Zutrittsmedien, Schlüsseln, Parkkarten und weiteren standortbezogenen Arbeitsmitteln * Organisation und Betreuung von Besprechungsräumen und gemeinschaftlich genutzten Büroflächen * Koordination organisatorischer Themen mit internen Ansprechpartnern aus Facility, Einkauf und IT sowie mit externen Dienstleistern * Verwaltung definierter Lager- und Büromaterialbestände * Administrative Betreuung der Barkasse Meetings und Veranstaltungen * Organisation und Unterstützung bei internen Meetings und Veranstaltungen einschließlich Raumvorbereitung und Catering * Koordination und Abstimmung mit internen Ansprechpartnern sowie externen Lieferanten und Dienstleistern Administration und Dokumentation * Pflege und Weiterentwicklung des Front Office-Leitfadens sowie relevanter interner Wissens- und Prozessdokumentationen * Strukturierte Dokumentation wiederkehrender Abläufe und Prozesse * Bearbeitung und Digitalisierung von Unterlagen im Rahmen definierter administrativer Prozesse * Pflege gemeinsamer Front Office-Ablagen und Arbeitsbereiche Dein Profil Du hast eine kaufmännische Ausbildung, beispielsweise im Bereich Bürokommunikation, Büromanagement, Hotellerie oder eine vergleichbare Qualifikation erfolgreich abgeschlossen. * Idealerweise verfügst Du über Berufserfahrung in den Bereichen Assistenz, Empfang, Front Office, Office Management oder Kundenservice. * Du besitzt eine ausgeprägte Service- und Kundenorientierung und hast Freude am telefonischen Kontakt mit Kunden. * Du arbeitest strukturiert, zuverlässig, selbstständig und lösungsorientiert. * Auch wenn mehrere operative Themen gleichzeitig anstehen, behältst Du den Überblick und kannst Aufgaben sinnvoll priorisieren. * Im Umgang mit Microsoft Outlook, Teams und den gängigen Microsoft-365-Anwendungen bist Du sicher. * Du kommunizierst professionell und verbindlich mit Kunden, Kolleginnen und Kollegen sowie externen Ansprechpartnern. * Teamfähigkeit und ein freundliches, souveränes Auftreten gehören zu Deinen Stärken. * Du verfügst über sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; gute Englischkenntnisse sind von Vorteil. * Diskretion und ein verantwortungsvoller Umgang mit vertraulichen Informationen sind für Dich selbstverständlich. * Du bist bereit, regelmäßig am Standort Garching präsent zu sein. Damit begeistern wir Dich * Sichere Zukunft: Du bekommst eine unbefristete Festanstellung in einem internationalen Unternehmen sowie eine betriebliche Altersvorsorge mit persönlicher Beratung. * Work-Life-Balance: 30 Tage Urlaub, flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit, an dedizierten Tagen mobil zu arbeiten– so passt der Job zu Deinem Leben. * Arbeiten im Ausland: Du kannst bis zu 20 Tage innerhalb von zwölf Monaten flexibel im Ausland arbeiten. * Karriereentwicklung: Wir unterstützen Dich mit strukturiertem Onboarding, Learning on the Job, internationalen Karriereoptionen und internen sowie externen Weiterbildungen. * Gesundheit & Soziales Engagement: Unser Corporate Benefits Programm bietet Dir alles von JobRad über Lebens- und Rentenberatung. Zusätzlich bekommst Du einen zusätzlichen freien Tag, den Volunteer Day, um soziale Projekte zu unterstützen. Mit unserem Programm „Wolters Kluwer hilft“ unterstützen wir als Unternehmen ebenfalls soziale Projekte. * Moderne Arbeitsumgebung: Du arbeitest mit leistungsstarker IT-Ausstattung, an modernen Arbeitsplätzen mit einem shared desk System, kostenlosen Getränken und in gut angebundenen Bürogebäuden. * Teamspirit: Bei unseren Mitarbeiterevents und über unser Mitarbeiterempfehlungsprogramm erlebst Du echten Zusammenhalt. * Kurze Entscheidungswege, flache Hierarchien und Raum für Deine Ideen sind bei uns selbstverständlich. Werde Teil von Wolters Kluwer! Du kannst deine Ideen verwirklichen, lernen, dich weiterentwickeln und wachsen. Wir haben viel zu bieten und stehen für eine offene Unternehmenskultur. Komm zu uns und gestalte mit uns gemeinsam die Zukunft. Bewirb dich jetzt ganz einfach mit einem Klick auf den oben aufgeführten Button. Willkommen sind bei uns alle Menschen - unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Behinderung, Religion, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. Wir freuen uns schon auf Sie! Deine Ansprechpartnerin: Julia Giese Senior Recruiterin Tel.: 0177/9282665 Our Interview Practices *To maintain a fair and genuine hiring process, we kindly ask that all candidates participate in interviews without the assistance of AI tools or external prompts. Our interview process is designed to assess your individual skills, experiences, and communication style. We value authenticity and want to ensure we’re getting to know you—not a digital assistant. To help maintain this integrity, we ask to remove virtual backgrounds and include in-person interviews in our hiring process. Please note that use of AI-generated responses or third-party support during interviews will be grounds for disqualification from the recruitment process.* *Applicants may be required to appear onsite at a Wolters Kluwer office as part of the recruitment process.* If making a difference matters to you, then you matter to us. Join us, at Wolters Kluwer, and be part of a dynamic global technology company that makes a difference every day. We’re innovators with impact. We provide expert software and information solutions that the world’s leading professionals rely on, in the moments that matter most. You’ll make a real difference in the lives of millions of people. Together with our customers, we help to advance sustainability, health, justice, prosperity, and commerce around the world. You can thrive at Wolters Kluwer, where diversity is core to our collective strength and high performance. Be your unique self, share your creative ideas, do your best work, and take time to grow in our caring and inclusive culture where you can belong. Wolters Kluwer reported 2025 annual revenues of €6.1 billion. The group serves customers in over 180 countries, maintains operations in over 40 countries, and employs more than 21,000 people worldwide. Our customers work in industries that impact the lives of millions of people every single day. Our mission is to empower our professional customers with the AI-powered solutions they need to make critical decisions, achieve successful outcomes, and increase productivity. We deliver trusted, AI-powered expert solutions that combine deep domain knowledge, proprietary content, and advanced technology to provide expert-validated insights, automate workflows, and drive better outcomes. Today, nearly 70% of our digital revenues come from AI-powered solutions, reflecting our strategic focus on embedding AI into professional workflows and delivering measurable productivity gains. We are committed to helping professionals navigate complexity, improve the way they work, and solve critical challenges through cloud-based, AI-powered platforms that integrate seamlessly into their workflows and ecosystems. Our solutions are designed to deliver impact when it matters most, especially in high-stakes environments where accuracy and trust are essential. With a nearly 190-year legacy, Wolters Kluwer continues to evolve its portfolio of digital solutions and services to meet the changing needs of professionals worldwide, enabling them to work faster, make smarter decisions, and deliver better outcomes. For more information about our solutions and organization, visit [www.wolterskluwer.com](http://www.wolterskluwer.com/), or follow us on [LinkedIn](https://www.linkedin.com/company/wolters-kluwer/), [Instagram](https://www.instagram.com/_wolterskluwer/) and [Facebook](https://www.facebook.com/wolterskluwer). Wolters Kluwer has a dedicated team of experienced talent acquisition professionals who are ready to hear what makes you tick and share how Wolters Kluwer can help you achieve your goals and ambitions. Here Rasi Fawaz shares some tips on what recruiters are looking for on a resume. As a global organization, we recognize that solving a wide range of complex problems requires diverse perspectives and innovative thinking. We know that bringing our best to our customers, communities, and other key stakeholders requires a highly engaged and talented workforce – one that represents the diversity of those we serve and the communities where we live and work. We aim to provide a welcoming environment and equitable opportunities for all employees regardless of background, nationality, race, ethnicity, gender, gender identity, age, sexual orientation, marital status, disability, or religion. This principle is ingrained in our company values and articulated in our Code of Business Ethics. At Wolters Kluwer, you’ll feel valued for your contributions, and you’ll know that your health, safety, and well-being are important to us. Our well-being benefits provide tools, programs, and resources to help our diverse employees feel healthy, happy, safe, and prosperous. Our global Together we thrive well-being program reflects our commitment to supporting colleagues across physical, mental, social, and financial well-being. That commitment has been recognized externally through Ragan’s Top Places to Work for Employee Wellbeing: Large Organization in 2024. More recently, Wolters Kluwer was recognized by Forbes as one of America’s Best Large Employers 2026 and America’s Best Employers for Engineers 2026. In 2025, Wolters Kluwer was also recognized by Forbes as one of America’s Best Employers for Women. To ensure we continue to drive innovation that enables us to develop products and services to best serve our customers, we cultivate a workplace culture rooted in mutual respect, bringing forward insights from a wide range of backgrounds, perspectives, and experiences. We are also committed to complying with laws requiring equal opportunity in hiring, promotion, and other employment decisions. All qualified applicants will receive consideration without regard to race, color, religion, sex (including pregnancy, gender identity, transgender status, and sexual orientation), national origin, disability, age, genetic information, veteran status, or any other characteristic protected by applicable law, and we do not tolerate discrimination on any of these bases. [GDPR](https://wolterskluwer.com/wolters-kluwer-and-the-general-data-protection-regulation.html) Wolters Kluwer (“we” or “us”) wants to inform you about the ways we process your personal information. In this Privacy & Cookie Notice we explain what personal information we collect, use and disclose. You'll find details related to GDPR and other data privacy policies on our [Careers Privacy and Cookies](https://careers.wolterskluwer.com/career-privacy-cookies) page.