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Administrative Assistant
CDPQ Infra Inc.
Source: Headcount Labs · original listing ↗
Job data: Headcount Labs, ODbL 1.0. Job descriptions belong to their employers.
Posted 22 oct.
About this role
Filiale exclusive de la Caisse de dépôt et placement du Québec, CDPQ Infra agit à titre de donneur d’ouvrage et de maître d’oeuvre pour de grands projets d’infrastructures publiques. Nous assumons la responsabilité de toutes les phases des projets : conception, planification, financement, développement de projet, stratégie d’approvisionnement, réalisation et exploitation. CDPQ Infra est notamment responsable du déploiement du Réseau express métropolitain (REM) dans le Grand Montréal et de la mise en œuvre du projet TramCité à Québec. CDPQ Infra est aussi membre du groupe Cadence, qui a remporté l’appel d’offres du gouvernement fédéral pour le projet de train à grande vitesse Alto dans le corridor Québec-Toronto. Sommaire du rôle Travaillant au sein de la vice-présidence Projets, la personne titulaire du poste apporte un soutien aux professionnels, participe à la réalisation des objectifs d’affaires de l’équipe en contribuant à maintenir des relations de qualité avec courtoisie et professionnalisme, en assurant un suivi rigoureux des dossiers et en favorisant la collaboration et le travail d’équipe. Elle exécute différentes tâches administratives, mène à bien certains projets, révise et corrige des textes, règle des dossiers administratifs et organise certaines réunions. Principales responsabilités Support général à la vice-présidence TramCité en lien avec : * Coordination d’équipes multidisciplinaires; * Le suivi d’actions et de livrables de projet; * La préparation de présentations exécutives; * La coordination de partenaires externes, et; * La gestion documentaire de projet * Support administratif * Coordonne l’agenda du vice-président, planifie des réunions et en organise la logistique avec les partenaires internes et externes; * Supporte le vice-président dans la gestion des correspondances, courriels et autres types de communication et documents; * Assure le suivi rigoureux de bout en bout des documents qui requièrent des approbations internes au sein du projet et de CDPQ Infra en lien avec les autorités de la vice-présidence; * Soutien le vice-président et l’équipe de projet dans la réservation de déplacement avec le support de l’agence de voyage de La Caisse; * Soutient le vice-président et certains membres de l’équipe avec la production des comptes de frais; * Révise les documents sur le plan grammatical et syntaxique et peaufine la mise en page, et; * Participe aux exercices financiers trimestriels et annuels et supporter l’équipe dans la préparation des rapports. Support matériel * Assure la fonctionnalité matérielle et logistique du bureau de projet Exigences recherchées * Détenir un DEC et/ou un certificat universitaire en administration ou en gestion documentaire; * Posséder un minimum de 5 à 10 ans d’expérience en gestion documentaire ou dans le domaine de la bureautique. Compétences * Expérience pertinente dans une société de construction de projet d’infrastructure d’envergure (un atout); * Expérience pertinente en secrétariat et en matière de gestion des documents de projets d’ingénierie (un atout); * Bonne maîtrise des logiciels de la suite Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Acrobat et Teams); * Faire preuve d’initiative, de rigueur et d’intégrité; * Souci du détail; * Capacité d’adaptation et à établir des priorités; * Bonne maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit; * Intérêt pour la comptabilité et le contrôle de coûts (un atout). Travailler chez CDPQ Infra, ça représente quoi ? * Une opportunité de travailler sur des projets concrets et d’envergure; * Un accès à une multitude de ressources et surtout à des professionnels de domaines variés; * Un espace de travail stimulant en plein cœur du centre-ville. Note : Nous contacterons uniquement les personnes retenues pour une entrevue. CDPQ Infra désire offrir des chances d'emploi égales à toutes et à tous. Nous invitons les femmes, membres de minorités visibles et ethniques, autochtones et personnes handicapées à présenter leur candidature. Nous nous engageons également à poursuivre l'intégration de la diversité et à en faire une source d'enrichissement et de fierté pour l'ensemble de l'organisation. Veuillez SVP nous informer si votre condition actuelle nécessite des mesures d'adaptation au niveau du processus de recrutement. Des études démontrent que les femmes et les membres de groupes traditionnellement sous-représentés ont tendance à appliquer sur un poste uniquement lorsqu’ils ou elles répondent à toutes les exigences. Si cette offre d’emploi vous motive, mais que vous ne correspondez pas à tous les critères, communiquez quand même avec nous ! An exclusive subsidiary of the Caisse de dépôt et placement du Québec, CDPQ Infra acts as both the client and the project manager for major public infrastructure projects. We are responsible for all project phases: design, planning, financing, project development, procurement strategy, implementation, and operation. CDPQ Infra is notably responsible for the deployment of the Réseau express métropolitain (REM) in the Greater Montreal, as well as the implementation of the TramCité project in Quebec City. CDPQ Infra is also a member of the Cadence group, which won the federal government's bidding for the Alto high-speed rail project in the Quebec City-Toronto corridor. * The REM is a 67-kilometer integrated public transit network. It will eventually connect downtown Montreal, the South Shore, the West Island (Sainte-Anne-de-Bellevue), the North Shore (Deux-Montagnes), and the Montréal-Trudeau International Airport with a unified, electric, and fully automated light rail system. The first segment of the REM, connecting Brossard to Gare Centrale, opened in July 2023. The REM is one of the largest GOA4 automated train projects in the world. * TramCité is a modern, 19-kilometer tramway project, including 27 above-ground stations and 2 underground stations, scheduled to open in 2033. It is the largest infrastructure project in the history of Quebec City. It will connect Le Gendre, Sainte-Foy, Université Laval, Parliament Hill, Saint-Roch, and Charlesbourg. TramCité forms the backbone of the CITÉ plan, CDPQ Infra's mobility master plan for the Quebec Metropolitan Community. * The Alto high-speed rail project will connect Quebec City and Toronto over a route of nearly 1,000 km. This new all-electric rail network will reach speeds of up to 300 km/h, and its planned stops include Toronto, Peterborough, Ottawa, Laval, Montreal, Trois-Rivières, and Quebec City. It is the largest infrastructure project in Canadian history. * [Cookies Settings](https://cdpqinfra.com/en/careers) * [Privacy and Data Protection](https://cdpqinfra.com/en/privacy-policy)